Servicerapporten van monteurs automatisch omgezet tot klantklare rapporten.
Monteurs van Bolier onderhouden dieselmotoren aan boord van schepen. Na elke klus wordt op de telefoon een servicerapport ingevuld in de MoreApp-app, met opmerkingen in het Nederlands. Op kantoor werden deze ruwe rapporten handmatig omgezet naar klantklare documenten: lege tabellen, rijen en kolommen verwijderd, foto’s geschaald en Nederlandse opmerkingen vertaald naar het Engels. De verwerking kostte zo’n 33 minuten per rapport, en bij drukte ontstond een achterstand aan rapporten.
Het project is in twee fases uitgevoerd. In de eerste fase is het rapportageproces geanalyseerd aan de hand van ingevulde MoreApp-rapporten en is een werkende oplossing in Python gebouwd. MoreApp genereert documenten met een vaste, voorspelbare structuur, waardoor de data-extractie volledig regelgebaseerd is gehouden. AI wordt op één punt ingezet: het vertalen van vrije tekst van monteurs. Het IT-beleid van Bolier schrijft Microsoft Power Platform voor bij interne toepassingen. In de tweede fase is de bewezen logica daarom opnieuw opgebouwd binnen Power Platform, zodat de oplossing in de eigen Microsoft-omgeving van Bolier draait en beheerd wordt.
De Python-versie verwerkt elk binnenkomend rapport via een pijplijn van zeven stappen. Tabellen, tekstvakken, logo en foto’s worden uit het Word-bestand gehaald. Het rapporttype wordt bepaald aan de hand van een vingerafdruk van het logo, gecombineerd met vaste trefwoorden in het document. Per motortype (MaK-diesel, MaK-gas en ABC) worden zo’n 40 onderdelen uitgelezen. Nederlandse opmerkingen worden via Azure OpenAI naar het Engels vertaald, met vaste instellingen zodat dezelfde invoer altijd dezelfde vertaling oplevert. Waarden worden genormaliseerd, verplichte velden gecontroleerd en een klantklaar rapport gegenereerd, met logo, lettertype en opmaak van Bolier intact.
De Power Platform-versie volgt dezelfde logica. Rapporten komen binnen in een inboxmap in OneDrive en worden opgepakt door een hoofdstroom in Power Automate, die afzonderlijke sub-flows aanroept. Één generieke engine verwijdert lege onderdelen, rijen en kolommen uit het rapport, aangestuurd door configuratie in Dataverse. Opmaak, lettertypen, kop- en voetteksten blijven onaangetast. Nieuwe componenttypes zijn als losse stromen toe te voegen, zonder aanpassingen aan bestaande logica.
De verwerkingstijd per rapport daalt van 33 naar 4 minuten. Bij 100 rapporten per maand gaat de kantoortijd van 55 naar minder dan 7 uur, een besparing van zo’n 48 uur per maand. De Python-versie werkt volledig voor de rapportvormen MaK en ABC. De Power Platform-versie wordt per component opgebouwd, te beginnen met MaK.