Automatisering binnen het Power Platform
Veel technische dienstverleners werken al met Microsoft 365. Automatisering binnen het Power Platform sluit daarop aan: werkorders, rapportages en goedkeuringsstromen draaien binnen de bestaande omgeving, onder het beheer en de beveiligingsinstellingen die er al zijn.
Het platform is niet voor elk vraagstuk de juiste keuze. Deze pagina beschrijft wanneer het past, wat de kosten bepaalt en hoe voorkomen wordt dat een automatisering na twee jaar onbeheerbaar is geworden.
Wanneer het past, en wanneer niet
Past het Power Platform?
Het werk past bij wat het platform goed doet, en de gegevens blijven binnen de eigen omgeving.
Past het platform niet, dan wordt een alternatief voorgesteld. Een platformkeuze die op termijn niet houdbaar is, levert geen besparing op.
Onderdelen en toepassing
Power Automate
Verwerking van werkorders, documentstromen en goedkeuringen. Koppelingen tussen planningspakket, boekhouding en documentbeheer.
Power Apps
Invoerschermen voor buitendienst en binnendienst, afgestemd op het bestaande proces in plaats van andersom.
SharePoint en Dataverse
Opslag van documenten en gestructureerde gegevens. De keuze tussen beide wordt bepaald door het gegevensmodel en de licentiesituatie, en wordt vooraf onderbouwd.
Microsoft 365 Copilot en AI Builder
Tekstverwerking, classificatie en documentherkenning binnen de eigen tenant, voor situaties waarin externe AI-diensten niet zijn toegestaan.
Licenties en kosten
De meeste kostenoverschrijdingen bij Power Platform-trajecten ontstaan niet tijdens de bouw, maar bij de uitrol. Vier punten bepalen het beeld.
Eén connector verandert de licentie van iedereen
Een stroom met alleen standaardconnectoren valt binnen Microsoft 365. Komt er één premiumconnector bij, dan heeft iedereen die de toepassing gebruikt een extra licentie nodig.
Beheer, overdracht en continuïteit
Een automatisering die op een persoonlijk account draait, valt stil zodra de eigenaar van dat account de organisatie verlaat. Dit is de meest voorkomende oorzaak van uitval bij bestaande Power Platform-implementaties.
Wat gebeurt er als de maker vertrekt?
Een automatisering draait altijd onder een account. Kies de eigenaar en bekijk wat er gebeurt als die medewerker vertrekt.
Daarom wordt standaard gewerkt met:
Overdracht aan de eigen organisatie is het uitgangspunt. Doorlopend beheer is mogelijk, maar is geen voorwaarde voor continuïteit.
Werken binnen strikte datarestricties
Bij industriële en maritieme opdrachtgevers geldt regelmatig dat externe AI-diensten niet zijn toegestaan. Documenten mogen de eigen omgeving niet verlaten en er mag geen gebruik worden gemaakt van externe verwerkingsdiensten.
In die situaties wordt de volledige verwerking binnen de Microsoft-omgeving opgebouwd, met Microsoft 365 Copilot als AI-laag. Dat beperkt wat een AI-component kan. Die grenzen worden vooraf vastgesteld, niet pas tijdens de bouw.
Deze werkwijze is toegepast in een lopend traject in de maritieme sector, waarbij servicerapportages van technisch personeel automatisch worden omgezet naar klantklare documenten binnen de omgeving van de opdrachtgever.
30 minuten kennismaken. Geen verplichtingen.
Bespreek welk proces aandacht nodig heeft. Daarna volgt een eerlijk beeld van wat automatisering wel en niet oplevert.
Plan een kennismaking