Wat er speelt

Automatiseren met bouwstenen

Power Automate, Make en Zapier behoren tot de zogeheten low-codetools: programma's waarin een automatisering ontstaat zonder dat er een regel code aan te pas komt. Zo'n automatisering, in het jargon een flow, begint altijd met een gebeurtenis die het geheel in gang zet, de trigger, waarna een of meer acties volgen. "Zodra een werkbon is afgerond, haal de uren op en stel een conceptfactuur op." Op het scherm verschijnt dat als een reeks blokken, verbonden door pijlen.

Inmiddels hoeft zelfs dat schema niet meer met de hand te worden opgebouwd. In Power Automate volstaat een omschrijving in gewone taal, waarna Copilot, de AI-assistent van Microsoft, de opzet van de flow aanlevert. Het bouwen is daarmee nagenoeg drempelloos geworden. Voor het beheer dat erop volgt, geldt dat niet, en daarbij helpt geen assistent.

Een verzamelnaam voor uiteenlopend werk

Onder het etiket low code gaat werk van zeer verschillende omvang schuil. Aan het ene uiteinde staat de flow die een planner op vrijdagmiddag in elkaar zet: een bijlage uit de mail die vanzelf in de juiste klantmap belandt, of een bericht in Teams bij elke spoedmelding. Bescheiden van opzet, en voor een collega moeiteloos te volgen.

Aan het andere uiteinde staan trajecten van een heel andere orde, waarin een volledig bedrijfsproces met al zijn uitzonderingen in Power Automate is ondergebracht. Hoe dat er in de praktijk uitziet, beschrijft de case over het rapportageproces dat Captain Workflow voor Bolier in het Power Platform opzette.

Dat is maatwerk, opgetrokken op een low-codeplatform, en daarmee wankelt een hardnekkige tegenstelling. Maatwerk zegt iets over de oplossing: toegesneden op één specifiek proces. Low code of code zegt iets over het gereedschap waarmee die oplossing tot stand kwam. Een automatisering kan heel goed allebei zijn.

Hoe de rekening tot stand komt

Elk van de drie hanteert een eigen verdienmodel. Power Automate zit deels al in Microsoft 365, zij het uitsluitend met de standaardkoppelingen. Zodra een flow een premiumkoppeling, een zelfgebouwde koppeling of een rechtstreekse webkoppeling gebruikt, is een betaalde licentie vereist, per gebruiker of per flow. Zapier rekent af per geslaagde actie, waarbij de trigger zelf buiten de telling blijft. Make werkt met credits, doorgaans één per uitgevoerde stap. Bij een geprogrammeerde oplossing vervallen die kosten per stap; daar staan uren voor bouw en onderhoud tegenover, plus een server waarop de code draait.

Wat het betekent voor de technische service

Eén werkbon, en alles wat anders kan lopen

Neem een installatiebedrijf met twintig monteurs en, bij wijze van aanname, zo'n veertig afgeronde werkbonnen per dag. De beoogde route laat zich eenvoudig schetsen: de monteur rondt de werkbon af in de app, uren en materiaal gaan door naar de boekhouding, daar ontstaat een conceptfactuur en de klant ontvangt een pdf. Voor die route is een low-codetool uitstekend geschikt.

De eigenlijke arbeid schuilt in de werkbonnen die afwijken. Een onderhoudsbeurt valt onder een contract en mag niet afzonderlijk worden gefactureerd. Er is materiaal verbruikt dat in het artikelbestand ontbreekt. Voor een nieuwe klant is nog geen klantnummer aangemaakt. Of de klus is niet af en vraagt om een vervolgafspraak. Elke uitzondering levert in het schema een extra vertakking op, die iemand moet bedenken en die over een jaar ook voor een ander nog te begrijpen moet zijn.

De kosten groeien gestaag mee met het succes. Veertig werkbonnen per dag over 21 werkdagen komt neer op 840 runs per maand. Bij vier betaalde stappen per run (uren ophalen, materiaal ophalen, factuur aanmaken, pdf versturen) telt Zapier 3.360 taken per maand, ruim vier keer de bundel van het kleinste betaalde abonnement. Overzichtelijk, zolang het daarbij blijft; met elke nieuwe vertakking en elke extra werkbon loopt de rekening verder op. (Indicatief rekenvoorbeeld; aantallen werkbonnen en stappen zijn aannames.)

Wat er na de oplevering misgaat

De werkelijke beproeving begint doorgaans pas na de oplevering. Microsoft somt een aantal valkuilen zelf op. Een flow raakt verweesd wanneer de maker vertrekt zonder dat er een mede-eigenaar is aangewezen. Een flow waarvan de trigger of de acties veertien dagen achtereen falen, wordt automatisch uitgeschakeld, evenals een flow met premiumonderdelen zonder geldige licentie. Make draait een mislukte run zonder ingestelde foutafhandeling terug. Wie daar geen melding aan heeft gekoppeld, komt er pas achter wanneer de administratie informeert waar de facturen van vorige week blijven.

Bij code van een externe partij ligt het risico elders. Een boekhoudpakket wijzigt zijn koppeling, of er komt een contractvorm bij die de automatisering moet kunnen volgen. Ontbreekt in huis iemand die de code kan lezen, dan rest een telefoontje naar de bouwer, in de hoop dat die nog bestaat en tijd heeft. De snelheid waarmee een externe ontwikkelaar ooit opleverde, wordt zo bij elke wijziging ingeruild voor wachttijd.

Hier speelt low code een reële troef uit. Een schema van blokken is voor meer mensen leesbaar dan een map vol programmacode, en Copilot kan een bestaande flow desgevraagd in gewone taal toelichten. De drempel om andermans werk over te nemen ligt daarmee lager. Low code is zodoende eenvoudiger te onderhouden, op voorwaarde dat dat onderhoud ook daadwerkelijk bij iemand op het bureau ligt.

Op weg naar een oordeel

Wie bouwt wat?

Collega's kunnen zelf aan de slag met alles wat kleinschalig is, binnen het eigen team blijft en geen klant of factuur raakt wanneer het een dag stilligt. Twee spelregels horen daarbij: elke flow kent een tweede eigenaar, en wat bedrijfskritisch wordt, verhuist naar een vaste omgeving met een algemeen serviceaccount als eigenaar.

Een specialist, uit eigen gelederen of van buiten, komt in beeld zodra een automatisering geld of klanten raakt, zoals de werkbon die een factuur wordt, of zodra de uitzonderingen niet langer op één scherm passen. Ervaring met foutafhandeling en licenties weegt dan zwaarder dan snelheid.

Resteert de vraag op welk platform die specialist bouwt. Voor een bedrijf dat al met Microsoft 365 werkt, honderden tot enkele duizenden verwerkingen per maand kent en het beheer op termijn zelf wil voeren, ligt het Power Platform voor de hand. Code wordt aantrekkelijk bij zeer hoge volumes, rekenintensieve verwerking, een licentiebeeld dat per gebruiker te kostbaar uitvalt, of invoerschermen die verder reiken dan wat Power Apps redelijkerwijs aankan.

Kies het platform vooraf

Aan al deze afwegingen gaat een fundamentelere vraag vooraf: wordt de keuze per automatisering gemaakt, of eenmalig? Wij pleiten voor het laatste, vastgelegd als beleid, met ruimte voor een onderbouwde uitzondering. Wie per project opnieuw kiest, beschikt na een paar jaar over een lappendeken van flows, scripts en koppelingen die niemand meer overziet.

Zo'n beleid hoeft een eerste verkenning niet in de weg te staan. Een idee mag worden beproefd op de plek waar dat het snelst kan; de versie die blijft, hoort te draaien waar de organisatie haar zelf kan beheren.

Captain Workflow is zelf zo'n externe partij, wat dit standpunt minder vrijblijvend maakt. Overdracht hoort in de afspraak thuis: documentatie, eenduidig eigendom van de code of de flows, en een omgeving waarin een interne beheerder het werk kan overnemen. Een automatisering die alleen draait zolang de bouwer beschikbaar is, is een afhankelijkheid met een factuur.